Allgemein
Was ist die Immobilien Protokoll App?
Immobilien Protokoll ist eine App für die Erstellung und Verwaltung von Übergabeprotokollen. Sie unterstützt Immobilienverwalter, Makler und Vermieter dabei, den Übergabeprozess digital zu dokumentieren, inklusive Fotos, Unterschriften und Zählerständen.
Wie funktioniert ein digitales Übergabeprotokoll?
Ein digitales Übergabeprotokoll funktioniert ähnlich wie eine Papiervorlage – nur schneller, sicherer und strukturierter. So läuft der Prozess in der App ab:
1. Neue Wohneinheit anlegen
• Adressdaten eingeben (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Übergabedatum und Uhrzeit setzen
• Status wählen (Einzug, Auszug, Sonstiges)
2. Personen erfassen
• Mieter, Vermieter und weitere Beteiligte hinzufügen
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) erfassen
• Rollen zuordnen (Mieter, Vermieter, Makler, etc.)
3. Räume dokumentieren
• Räume hinzufügen (Wohnzimmer, Küche, Bad, etc.)
• Für jeden Raum Checkpunkte erstellen (Wände, Boden, Fenster, etc.)
• Zustand bewerten (mangelfrei oder Mangel dokumentieren)
4. Fotos aufnehmen
• Direkt in der App Fotos machen oder aus Galerie wählen
• Fotos automatisch Räumen, Mängeln oder Zählern zuordnen
• Automatische Speicherung von Datum, Uhrzeit und GPS-Koordinaten
5. Zählerstände erfassen
• Für jeden Zähler (Strom, Wasser, Heizung): Typ, Nummer und Stand eingeben
• Optional Foto des Zählers aufnehmen
• Einheit wählen (kWh, m³, etc.)
6. Schlüssel dokumentieren
• Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel erfassen
• Optional Fotos der Schlüssel aufnehmen
7. Zusatzvereinbarungen
• Besondere Vereinbarungen dokumentieren (z.B. Renovierungsverpflichtungen)
• Optional mit Fotos
8. Unterschriften einholen
• Für jede Person ein Unterschriftenfeld
• Direkt auf dem Tablet/Display unterschreiben
• Automatische Speicherung mit Zeitstempel
9. PDF generieren und versenden
• Mit einem Klick professionelles PDF erstellen
• Per E-Mail versenden oder lokal speichern
• Enthält alle erfassten Daten, Fotos und Unterschriften
Technische Besonderheiten:
• Lokale Speicherung – Alle Daten bleiben auf Ihrem Gerät, keine Cloud-Übertragung nötig
• Offline-Funktion – Funktioniert auch ohne Internet (außer optionaler iCloud-Sync)
• Automatische Validierung – Die App prüft auf Vollständigkeit und warnt vor fehlenden Angaben
• Schutz vor Änderungen – Unterschriebene Protokolle können nicht mehr geändert werden
Vorteil des digitalen Workflows:
Der gesamte Prozess ist strukturiert und führt Sie Schritt für Schritt durch alle erforderlichen Schritte. Nichts wird vergessen, und am Ende steht ein professionelles, rechtssicheres Protokoll.
Für wen ist die App geeignet?
Die Immobilien Protokoll App ist für alle Personen und Unternehmen entwickelt, die Übergabeprotokolle erstellen und verwalten.
Zielgruppen:
• Immobilienverwalter – Professionelle Verwaltung mehrerer Objekte
• Makler – Schnelle und professionelle Dokumentation bei Übergaben
• Vermieter – Private Vermieter mit einer oder mehreren Wohnungen
• Hausverwalter – Zentrale Verwaltung aller Protokolle
• Wohnungsbaugesellschaften – Unternehmensweite Nutzung
• Alle, die Übergabeprotokolle erstellen möchten – Von Einzelpersonen bis zu großen Unternehmen
Die App ist sowohl für gelegentliche Nutzung als auch für den professionellen Einsatz geeignet.
Ist die App auch für private Vermieter mit nur wenigen Wohnungen geeignet?
Absolut ja! Die App ist speziell auch für private Vermieter konzipiert, die nur wenige Wohnungen verwalten. Sie bietet alle Vorteile einer professionellen Lösung – ohne unnötige Komplexität.
Warum auch für private Vermieter sinnvoll:
• Professionelle Qualität – Auch bei einer einzigen Wohnung wirkt ein digitales Protokoll professionell
• Zeitersparnis – Selbst bei wenigen Übergaben pro Jahr spart die App deutlich Zeit
• Rechtssicherheit – Besonders für private Vermieter wichtig, die keine Rechtsabteilung haben
• Keine versteckten Kosten – Einmalige Investition, keine monatlichen Gebühren
Praktische Vorteile für Privatvermieter:
1. Keine Vorkenntnisse nötig – Die App führt Sie Schritt für Schritt durch alle Schritte
2. Wiederverwendbare Vorlagen – Einmal erstellte Personen oder Raumstrukturen können wiederverwendet werden
3. Professionelles Erscheinungsbild – Protokolle wirken wie von einer Hausverwaltung erstellt
4. Einfache Archivierung – Alle Protokolle digital gespeichert, keine Ordner nötig
Typische Anwendungsfälle:
• Eigentumswohnung vermieten – Einzelne Wohnung professionell verwalten
• Mehrfamilienhaus – Mehrere Wohnungen in einem Haus verwalten
• Haus mit Einliegerwohnung – Auch kleine Objekte profitieren von digitaler Dokumentation
• Erbe oder Kauf – Übergabe bei Eigentumswechsel dokumentieren
Kosten-Nutzen-Rechnung:
• Zeitersparnis: 30-45 Minuten pro Protokoll (vs. Papier)
• Rechtssicherheit: Verhindert kostspielige Streitigkeiten bei Kaution oder Nebenkosten
• Professionelles Image: Vermittelt Seriosität gegenüber Mietern
• Langzeitarchivierung: Keine physischen Ordner, alles digital verfügbar
Was die App NICHT erfordert:
❌ Keine monatlichen Gebühren
❌ Keine Mindestanzahl von Wohnungen
❌ Keine komplexe Einrichtung
❌ Keine Schulungen nötig
Fazit: Die App ist perfekt für private Vermieter geeignet. Selbst bei nur einer Wohnung spart sie Zeit, erhöht die Rechtssicherheit und sorgt für professionelle Dokumentation. Die einmalige Investition amortisiert sich bereits bei der ersten Übergabe durch Zeitersparnis und professionelles Erscheinungsbild.
Bietet die App spezielle Funktionen für Hausverwaltungen (z.B. mehrere Objekte/Mandanten)?
Ja, die App unterstützt professionelle Hausverwaltungen mit erweiterten Funktionen für effizientes Multi-Objekt-Management.
Multi-Objekt-Verwaltung:
• Unbegrenzte Wohneinheiten – Verwalten Sie beliebig viele Wohnungen und Objekte
• Intelligente Suche – Suchen Sie nach Adresse, Person, Raum, Datum oder Schlüssel
• Filterfunktionen – Filtern nach Status (Einzug, Auszug), Zeitraum oder Ort
• Sortierung – Sortieren nach Datum, Adresse oder Status für bessere Übersicht
Professionelle Features für Hausverwaltungen:
1. Wiederverwendbare Vorlagen:
• Personentemplates – Standarddaten für wiederkehrende Vermieter oder Handwerker
• Mängelvorlagen – Häufige Mängel-Kategorien vordefinieren
• Raumstrukturen – Standard-Raumpläne für ähnliche Wohnungen kopieren
2. Unternehmensbranding:
• Individueller Header/Footer – Firmenlogo, Kontaktdaten, Rechtstexte im PDF
• Anpassbare E-Mail-Vorlagen – Professionelle Kommunikation mit Mietern
• Rechtstexte – Individuelle AGB, Datenschutzerklärungen, Hausordnungen integrieren
3. Erweiterte Dokumentation:
• Zusatzfelder – Individuelle Felder für mandantenspezifische Anforderungen
• Zusatzvereinbarungen – Besondere Vereinbarungen dokumentieren
• Mehrsprachigkeit – Protokolle in verschiedenen Sprachen erstellen
4. Effizienz-Features:
• Duplizieren – Ähnliche Wohnungen schnell kopieren und anpassen
• Bulk-Operationen – Mehrere Protokolle gleichzeitig verwalten
• Export-Funktionen – Protokolle als PDF exportieren und archivieren
Optional: iCloud-Synchronisation
• Multi-Device-Zugriff – Arbeiten Sie von iPad, iPhone oder Mac
• Team-Kollaboration – Mehrere Mitarbeiter können auf dieselben Daten zugreifen (bei iCloud-Sync)
• Sichere Backups – Automatische Cloud-Sicherung
Workflow-Optimierung:
• Schneller Zugriff – Alle Protokolle auf einen Blick
• Suchfunktion – Schnelles Finden auch bei hunderten von Protokollen
• Filter nach Mandant – Optional durch Adressfilterung oder Zusatzfelder
Vergleich mit professionellen Lösungen:
❌ Große Immobilien-Software: Oft überladen, teuer, monatliche Gebühren
✅ Diese App: Fokus auf Übergabeprotokolle, einmalige Investition, intuitiv
❌ Separate Tools: Verschiedene Apps für Fotos, Protokolle, Archivierung
✅ Diese App: Alles in einem System integriert
Für größere Verwaltungen:
Die App ist auch für größere Hausverwaltungen geeignet. Durch intelligente Such- und Filterfunktionen bleibt auch bei hunderten von Protokollen die Übersicht erhalten. Die optionalen Vorlagen und Branding-Funktionen ermöglichen eine professionelle, einheitliche Dokumentation aller Mandanten.
Fazit: Die App bietet alle Funktionen, die Hausverwaltungen benötigen: Multi-Objekt-Verwaltung, Vorlagen, Branding und Effizienz-Tools. Sie ist sowohl für kleine Verwaltungen mit wenigen Objekten als auch für größere Unternehmen geeignet.
Hilft die App Immobilienmaklern, Übergaben schneller und professioneller durchzuführen?
Ja, die App ist ideal für Immobilienmakler und beschleunigt Übergaben erheblich, während sie gleichzeitig die Professionalität erhöht.
Zeitersparnis für Makler:
• 30-45 Minuten schneller – Digitale Erfassung dauert deutlich weniger als Papiervorlagen
• Sofortige Dokumentation – Fotos, Zählerstände und Mängel direkt erfassen, keine Nacharbeit nötig
• Automatische PDF-Generierung – Fertiges Protokoll in Sekunden, kein manuelles Tippen nötig
• Wiederverwendbare Vorlagen – Standard-Raumstrukturen oder Personendaten schnell wiederverwenden
Professionalität erhöhen:
• Moderner Eindruck – Digitale Protokolle wirken professioneller als Zettelwirtschaft
• Einheitliches Erscheinungsbild – Alle Protokolle sehen gleich professionell aus
• Sofortige Übergabe – Protokoll kann direkt per E-Mail an alle Beteiligten gesendet werden
• Firmenbranding – Logo und Kontaktdaten automatisch im PDF integriert
Praktische Vorteile für Makler:
1. Bei der Übergabe vor Ort:
• Tablette in die Hand nehmen, direkt dokumentieren
• Fotos sofort aufnehmen und zuordnen
• Zählerstände direkt ablesen und fotografieren
• Unterschriften direkt am Gerät einholen
2. Nach der Übergabe:
• Sofort fertiges PDF versenden
• Keine Nachbearbeitung nötig
• Professionelles Erscheinungsbild
• Alle Daten strukturiert archiviert
3. Kommunikation:
• E-Mail-Vorlagen für Einladungen zur Übergabe
• Automatische Versendung des Protokolls
• Professionelle Kommunikation mit Kunden
Besondere Features für Makler:
• Mehrere Objekte verwalten – Alle Übergaben zentral organisiert
• Schnelle Suche – Protokolle nach Adresse, Datum oder Person finden
• Mandantenbezug – Optional durch Adressfilterung oder Zusatzfelder
• Offline-Funktion – Funktioniert auch bei Übergaben ohne WLAN
Image-Verbesserung:
• Modernität – Zeigt, dass Sie digitale Tools nutzen
• Effizienz – Kunden schätzen schnelle, professionelle Abwicklung
• Zuverlässigkeit – Strukturierte Dokumentation vermittelt Kompetenz
• Transparenz – Sofortige Übergabe des Protokolls zeigt Serviceorientierung
Kosten-Nutzen für Makler:
• Zeitersparnis: 30-45 Minuten pro Übergabe
• Weniger Rückfragen: Vollständige Dokumentation reduziert Nachfragen
• Besseres Image: Professioneller Auftritt bei Kunden
• Weniger Fehler: Automatische Validierung verhindert vergessene Angaben
Workflow-Optimierung:
Vor der App: Übergabe → Notizen → Zu Hause eintippen → PDF erstellen → Versenden (ca. 2-3 Stunden Gesamtzeit)
Mit der App: Übergabe → direkt dokumentiert → sofort PDF versendet (ca. 30-45 Minuten)
Fazit: Die App ist perfekt für Immobilienmakler geeignet. Sie spart enorm Zeit, erhöht die Professionalität und verbessert das Image bei Kunden. Die einmalige Investition amortisiert sich bereits bei wenigen Übergaben durch Zeitersparnis und professionelleres Auftreten.
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Kurzantwort: Ein Übergabeprotokoll ist zwar nicht gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben, aber dringend empfohlen und in der Praxis quasi unverzichtbar.
Rechtliche Situation:
• Keine gesetzliche Pflicht – Das BGB schreibt kein Übergabeprotokoll zwingend vor
• Aber: Beweislast beim Vermieter – Bei Streitigkeiten muss der Vermieter nachweisen, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde
• Praktisch notwendig – Ohne Protokoll ist die Beweisführung bei Schäden oder Abrechnungen kaum möglich
Wann ist ein Protokoll besonders wichtig:
• Bei Einzug – dokumentiert den Ausgangszustand für spätere Vergleiche
• Bei Auszug – beweist den Übergabezustand für Abrechnungen und Kaution
• Bei Mängeln – schützt beide Parteien vor späteren Streitigkeiten
• Bei Nebenkostenabrechnung – Zählerstände müssen dokumentiert sein
• Bei Schlüsselübergabe – verhindert spätere Unklarheiten
Warum digitale Protokolle besser sind:
Papierprotokolle gehen leicht verloren, können beschädigt werden oder sind unleserlich. Eine digitale App speichert alle Daten sicher, erstellt automatisch Kopien und integriert Fotos direkt ins Protokoll. Die rechtliche Sicherheit ist bei digitalen Protokollen mit Unterschriften und Zeitstempeln mindestens gleichwertig – oft sogar höher durch die automatische Dokumentation von Metadaten.
Fazit: Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht gibt, sollten Sie niemals auf ein Übergabeprotokoll verzichten. Die digitale Variante spart Zeit, erhöht die Vollständigkeit und bietet maximale Rechtssicherheit.
Was ist der Vorteil einer App gegenüber einer Papiervorlage (PDF/Word)?
Digitale Übergabeprotokolle per App bieten zahlreiche Vorteile gegenüber klassischen Papiervorlagen oder Word-Dokumenten:
Zeitersparnis und Effizienz:
• Direktes Fotografieren – Fotos werden sofort ins Protokoll integriert, keine manuelle Einfügung nötig
• Automatische Strukturierung – Die App führt Sie durch alle erforderlichen Schritte, nichts wird vergessen
• Sofortige PDF-Generierung – Ein Klick erstellt das fertige, professionelle Protokoll
• Wiederverwendbare Vorlagen – Personendaten, Raumstrukturen und Mängelvorlagen können gespeichert und wiederverwendet werden
Rechtssicherheit:
• Automatische Zeitstempel – Jede Aktion (Foto, Unterschrift) wird mit exaktem Datum und Uhrzeit dokumentiert
• GPS-Koordinaten – Fotos enthalten Standortinformationen als zusätzlichen Beweis
• Schutz vor Manipulation – Unterschriebene Protokolle können nicht mehr geändert werden, Änderungen löschen automatisch alle Unterschriften
• Vollständigkeitsprüfung – Die App erinnert an fehlende Angaben (z.B. Zählerstände)
Professionelle Qualität:
• Einheitliches Layout – Jedes Protokoll sieht professionell aus, keine Formatierungsfehler
• Automatische Nummerierung – Räume, Mängel und Zählerstände werden automatisch nummeriert
• Kopf- und Fußzeilen – Individuell anpassbare Firmendaten, Logos und Rechtstexte
• Mehrsprachigkeit – Unterstützung für verschiedene Sprachen
Datensicherheit und Zugriff:
• Kein Verlust – Digitale Protokolle gehen nicht verloren wie Papierdokumente
• iCloud-Synchronisation – Optional verfügbar für Backup und Zugriff von mehreren Geräten
• E-Mail-Versand – Protokolle können sofort per E-Mail versendet werden
• Langzeitarchivierung – Digitale Speicherung ist platzsparend und dauerhaft
Nachteile von Papiervorlagen:
❌ Manuelles Ausfüllen dauert lange
❌ Fotos müssen separat aufgenommen und eingeklebt werden
❌ Risiko von Fehlern oder unleserlicher Schrift
❌ Verlustrisiko durch Verschmutzung, Wasser oder Verlegen
❌ Keine automatische Vollständigkeitsprüfung
❌ Umständliche Archivierung
Fazit: Eine App spart Zeit, erhöht die Rechtssicherheit und sorgt für professionelle Ergebnisse. Während eine Papiervorlage 30-60 Minuten in Anspruch nimmt, erstellt die App ein vollständiges Protokoll in 10-15 Minuten – mit höherer Qualität und besserer Rechtssicherheit.
Protokolle
Wie funktioniert das Credit-System?
Das Credit-System ermöglicht den Export Ihrer Protokolle als PDF.
Wie Credits funktionieren:
• Ein Credit wird benötigt, um ein Protokoll zu exportieren
• Credits werden nur beim ersten Export eines Protokolls verbraucht
• Nach dem ersten Export können Sie das Protokoll beliebig oft erneut exportieren, ohne weitere Credits zu benötigen
• Credits können in verschiedenen Paketen erworben werden
• Gekaufte Credits verfallen nicht
Wie viele Protokolle kann ich erstellen?
Sie können unbegrenzt viele Protokolle erstellen und bearbeiten.
Keine Einschränkungen:
• Unbegrenzte Anzahl – Erstellen Sie so viele Protokolle wie Sie benötigen
• Volle Bearbeitungsmöglichkeit – Alle Protokolle können jederzeit bearbeitet werden
• Keine zeitliche Begrenzung – Protokolle bleiben dauerhaft verfügbar
Die Anzahl der Protokolle ist nicht limitiert. Sie können für jede Wohneinheit beliebig viele Protokolle anlegen, zum Beispiel für verschiedene Übergabetermine oder verschiedene Statusänderungen.
Was passiert mit meinen Protokollen wenn die Credits aufgebraucht sind?
Ihre Protokolle bleiben vollständig erhalten und können weiterhin verwendet werden.
Was weiterhin funktioniert:
• Vollständige Erhaltung – Alle Ihre Protokolle bleiben in der App erhalten
• Bearbeitung möglich – Sie können alle Protokolle weiterhin bearbeiten und anpassen
• Bereits exportierte Protokolle teilen – Bereits exportierte Protokolle können auch ohne neue Credits weiterhin geteilt werden
Was benötigt wird:
• Neue Credits nur für neue Exporte – Sie benötigen neue Credits lediglich, um zusätzliche Protokolle zu exportieren, die noch nicht exportiert wurden
Ihre Daten sind sicher:
Keine Ihrer Daten gehen verloren, auch wenn die Credits aufgebraucht sind. Sie können jederzeit neue Credits erwerben, um weitere Protokolle zu exportieren.
Was muss in einem rechtssicheren Wohnungsübergabeprotokoll alles enthalten sein?
Ein rechtssicheres Wohnungsübergabeprotokoll dient als verbindlicher Nachweis für den Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Um vor Gericht Bestand zu haben, müssen folgende Elemente dokumentiert sein:
Pflichtangaben für die Rechtssicherheit:
• Vollständige Adressdaten der Wohneinheit (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Übergabedatum und Uhrzeit – exakte Zeitstempel für rechtliche Nachvollziehbarkeit
• Personendaten aller Beteiligten – Mieter, Vermieter oder deren Vertreter mit vollständigen Kontaktdaten
• Zählerstände (Strom, Wasser, Heizung) mit Zählernummern und Stand zum Übergabezeitpunkt
• Schlüsselübergabe – Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel, dokumentiert mit Fotos
• Raumprotokolle – detaillierte Erfassung jedes Raums mit Zustandsbeschreibung
• Mängeldokumentation – alle festgestellten Mängel (Kratzer, Flecken, Schäden) mit fotografischer Dokumentation
• Unterschriften aller Parteien – digitale oder handschriftliche Bestätigung der Richtigkeit
Zusätzliche Rechtssicherheit durch die App:
Die App erfasst automatisch Datum und Uhrzeit der Unterschrift, dokumentiert Standortinformationen bei Fotoaufnahmen und schützt unterschriebene Protokolle vor nachträglichen Änderungen. Alle Daten werden rechtskonform strukturiert und können als professionelles PDF-Protokoll exportiert werden.
Warum digitale Dokumentation besser ist:
Während Papiervorlagen verloren gehen können oder unleserlich werden, sichert die App alle Daten dauerhaft und erstellt jederzeit identische Kopien. Digitale Fotos mit Metadaten (Datum, Uhrzeit, GPS-Koordinaten) erhöhen die Beweiskraft erheblich.
Was passiert, wenn der Mieter oder Vermieter das Protokoll nicht unterschreiben will?
Eine Verweigerung der Unterschrift ist problematisch, aber nicht zwangsläufig ein KO-Kriterium. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
Rechtliche Konsequenzen:
• Keine Unterschrift ≠ Keine Gültigkeit – Ein Protokoll behält auch ohne Unterschrift Beweiswert, wenn es durch andere Umstände (z.B. Zeugen, Fotos mit Zeitstempel) belegt werden kann
• Unterschrift ist Bestätigung – Die Unterschrift bestätigt die Richtigkeit, macht das Protokoll aber nicht erst gültig
• Vermieter sollte dokumentieren – Verweigert der Mieter die Unterschrift, sollte der Vermieter dies im Protokoll vermerken und die Gründe dokumentieren
Praktische Schritte bei Verweigerung:
1. Gründe erfragen – Warum wird die Unterschrift verweigert? Meist liegt es an Unklarheiten oder strittigen Punkten
2. Mängel klären – Häufig sind es ungeklärte Mängel oder fehlende Informationen, die zur Verweigerung führen
3. Alternativen anbieten – Die App erlaubt es, auch ohne Unterschrift ein vollständiges Protokoll zu erstellen und später nachzureichen
4. Beweise sichern – Dokumentieren Sie die Verweigerung schriftlich im Protokoll und speichern Sie die Kommunikation
Vorteile der digitalen App:
• Teilunterschriften möglich – Personen können einzeln unterschreiben, auch wenn andere noch zögern
• Nachträgliche Ergänzung – Unterschriften können später ergänzt werden, wenn Einigung erzielt wurde
• Vollständige Dokumentation – Auch ohne Unterschriften enthält das Protokoll alle wichtigen Daten, Fotos und Zählerstände
• E-Mail-Versand – Das Protokoll kann per E-Mail gesendet werden, um eine Einigung herbeizuführen
Was die App bietet:
Die App unterstützt Sie bei der Lösung von Konflikten, indem alle Informationen strukturiert dokumentiert sind. Sie können das Protokoll jederzeit anpassen, bis alle Parteien zufrieden sind, und dann die Unterschriften einholen. Die automatische Speicherung aller Versionen sorgt für Transparenz.
Fazit: Eine Verweigerung der Unterschrift sollte nicht dazu führen, dass Sie auf ein Protokoll verzichten. Dokumentieren Sie alles, sammeln Sie Beweise (Fotos, Zählerstände) und nutzen Sie die digitale App für transparente Kommunikation.
Funktionen
Welche Zählerstände (Strom, Wasser, Heizung) müssen erfasst werden?
Zählerstände sind ein Pflichtbestandteil jedes Übergabeprotokolls, da sie für die korrekte Nebenkostenabrechnung unverzichtbar sind.
Pflichtangaben für jeden Zähler:
1. Zählertyp – Strom, Wasser, Heizung, Gas etc.
2. Zählernummer – Eindeutige Identifikation des Zählers (meist auf dem Zähler selbst aufgedruckt)
3. Zählerstand – Exakter Stand zum Übergabezeitpunkt (inklusive Nachkommastellen)
4. Einheit – kWh (Strom), m³ (Wasser, Gas), etc.
5. Foto des Zählers – Beweisfoto mit sichtbarer Zählernummer und Stand
Was die App automatisch erfasst:
• Zeitstempel – Exaktes Datum und Uhrzeit der Erfassung
• GPS-Koordinaten – Beweis, dass der Zählerstand am richtigen Ort dokumentiert wurde
• Fotodokumentation – Automatische Speicherung von Zählerfotos mit Metadaten
• PDF-Integration – Alle Zählerstände werden automatisch ins Protokoll-PDF übernommen
Rechtliche Bedeutung:
Zählerstände sind der Ausgangspunkt für alle Nebenkostenabrechnungen. Fehlerhafte oder fehlende Erfassung kann zu:
• Falschen Abrechnungen führen
• Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter führen
• Problemen bei der Kautionsrückgabe führen
Besonderheiten:
• Mehrere Zähler pro Typ – Bei mehreren Stromzählern (z.B. Tag/Nacht-Tarif) müssen alle erfasst werden
• Gemeinsame Zähler – Bei Etagenheizung oder Gemeinschaftszählern besonders wichtig
• Vorgeschriebene Ablesepflicht – Der Mieter ist verpflichtet, Zählerstände korrekt zu dokumentieren
Vorteile der digitalen Erfassung:
Während handschriftliche Notizen unleserlich werden können oder verloren gehen, speichert die App alle Zählerstände dauerhaft. Die Fotointegration sorgt für zusätzliche Sicherheit – selbst wenn ein Zahlendreher passiert, kann das Foto zur Kontrolle herangezogen werden. Die automatische PDF-Generierung stellt sicher, dass alle Zählerstände im finalen Protokoll enthalten sind.
Fazit: Erfassen Sie jeden Zählerstand mit Foto, Zählernummer und exakter Zahl. Die App unterstützt Sie dabei mit strukturierter Eingabe und automatischer Dokumentation.
Wie verwalte ich Schlüssel in der App?
Die Schlüsselverwaltung in der App ermöglicht eine vollständige Dokumentation aller übergebenen Schlüssel.
Funktionen der Schlüsselverwaltung:
• Erfassung verschiedener Schlüsseltypen (Haustür, Wohnung, Keller, etc.)
• Dokumentation der Schlüsselanzahl pro Typ
• Fotodokumentation der Schlüssel für Beweiszwecke
• Automatische Gesamtzählung aller Schlüssel
So dokumentieren Sie Schlüssel:
1. Schlüsseltyp auswählen oder neu anlegen
2. Anzahl der Schlüssel eingeben
3. Optional: Foto des Schlüssels aufnehmen
4. Automatische Speicherung im Protokoll
Die Schlüsseldokumentation wird automatisch ins finale PDF-Protokoll übernommen und ist bei der Wohnungsrückgabe als Nachweis verfügbar.
Kann ich mit der App Fotos von Mängeln direkt ins Protokoll einfügen?
Ja, absolut! Die direkte Fotointegration ist einer der größten Vorteile einer digitalen App gegenüber Papiervorlagen.
So funktioniert die Fotodokumentation:
1. Direkt in der App fotografieren – Nutzen Sie die integrierte Kamera direkt in der App
2. Oder aus Galerie wählen – Wählen Sie bereits aufgenommene Fotos aus Ihrer Fotogalerie
3. Automatische Zuordnung – Fotos werden automatisch dem richtigen Raum, Mangel oder Zähler zugeordnet
4. Mehrfachfotos – Sie können beliebig viele Fotos pro Mangel aufnehmen (verschiedene Winkel, Detailaufnahmen)
Automatische Metadaten-Erfassung:
Die App speichert bei jedem Foto automatisch:
• Aufnahmedatum und Uhrzeit (aus EXIF-Daten)
• GPS-Koordinaten (falls Standortfreigabe aktiviert)
• Originalbildqualität für maximale Beweiskraft
Wo können Fotos eingefügt werden:
✅ In Räumen – Dokumentation des allgemeinen Zustands
✅ Bei Mängeln/Checkpunkten – Direkte Zuordnung zu spezifischen Schäden
✅ Bei Zählerständen – Foto des Zählers mit sichtbarer Nummer und Stand
✅ Bei Schlüsseln – Dokumentation der übergebenen Schlüssel
✅ Bei Zusatzvereinbarungen – Zusätzliche Belege
Vorteile gegenüber Papiervorlagen:
❌ Papiervorlage: Fotos müssen separat aufgenommen, ausgedruckt und eingeklebt werden
✅ App: Fotos werden sofort ins digitale Protokoll integriert
❌ Papiervorlage: Keine automatische Dokumentation von Zeitstempel und Ort
✅ App: Automatische Metadaten-Erfassung erhöht Beweiskraft
❌ Papiervorlage: Risiko, dass Fotos verloren gehen oder unleserlich werden
✅ App: Fotos werden dauerhaft gespeichert und sind immer verfügbar
Automatische PDF-Integration:
Alle Fotos werden automatisch ins finale PDF-Protokoll übernommen – an der richtigen Stelle, in Originalqualität und mit allen Metadaten. Sie müssen nichts manuell einfügen oder formatieren.
Fazit: Die direkte Fotointegration spart enorme Zeit und erhöht die Qualität der Dokumentation. Während Sie bei einer Papiervorlage Fotos separat organisieren müssen, haben Sie mit der App alles in einem System – strukturiert, nachvollziehbar und rechtssicher.
Wie dokumentiere ich Mängel (z.B. Kratzer, Flecken) bei einer Übergabe korrekt?
Die korrekte Dokumentation von Mängeln ist entscheidend für spätere Auseinandersetzungen bei der Wohnungsrückgabe. Unsere App unterstützt Sie dabei mit einer strukturierten Mängelerfassung:
Schritt-für-Schritt-Mängeldokumentation:
1. Raumweise Erfassung – Jeder Raum kann individuell mit Checkpunkten dokumentiert werden
2. Fotodokumentation – Machen Sie direkt in der App Fotos der Mängel. Die App speichert automatisch:
• Exaktes Aufnahmedatum und Uhrzeit (aus EXIF-Daten)
• GPS-Koordinaten des Aufnahmeorts
• Originalbildqualität für Beweiszwecke
3. Beschreibungstexte – Ergänzen Sie Fotos mit präzisen Beschreibungen (z.B. "3 cm Kratzer am Fensterrahmen links oben")
4. Mängelkategorien – Ordnen Sie Mängel Kategorien zu (z.B. "Handwerker", "Malerei", "Elektrik") für bessere Übersicht
5. Automatische PDF-Integration – Alle Mängel werden automatisch ins Protokoll-PDF übernommen
Rechtliche Anforderungen erfüllen:
• Zeitstempel beweisen, dass Mängel zum Übergabezeitpunkt vorhanden waren
• GPS-Koordinaten bestätigen den Dokumentationsort
• Mehrere Fotos aus verschiedenen Winkeln erhöhen die Beweiskraft
• Strukturierte Erfassung verhindert, dass Mängel übersehen werden
Vorteile gegenüber handschriftlichen Notizen:
Digitale Fotos können nicht verloren gehen, sind immer in Originalqualität verfügbar und können bei Bedarf vergrößert und analysiert werden. Die automatische Verknüpfung von Fotos mit Raumbeschreibungen sorgt für nachvollziehbare Dokumentation.
Wie füge ich eine Datenschutzerklärung hinzu?
Sie können eine Datenschutzerklärung auf zwei Arten zu Ihren Protokollen hinzufügen:
Option 1: Als Text direkt in der App eingeben
• Öffnen Sie die Einstellungen für die Datenschutzerklärung
• Geben Sie den Text direkt in der App ein
• Der Text wird automatisch formatiert
Option 2: Als PDF-Datei hochladen
• Laden Sie Ihre Datenschutzerklärung als PDF-Datei hoch
• Die Datei wird direkt aus Ihrem Gerät ausgewählt
• Originalformatierung bleibt erhalten
Automatische Integration:
Die Datenschutzerklärung wird automatisch ans Ende jedes exportierten Protokolls angefügt und ist in allen PDF-Ausgaben enthalten.
Wie funktionieren die digitalen Unterschriften?
Digitale Unterschriften in der App sind einfach zu verwenden und rechtssicher.
So funktioniert die Unterschrift:
1. Für jede im Protokoll erfasste Person wird automatisch ein Unterschriftenfeld erstellt
2. Unterschrift direkt auf dem Display leisten – nutzen Sie Ihren Finger oder einen Stylus
3. Automatische Speicherung mit Zeitstempel – Datum und Uhrzeit werden dokumentiert
4. Unterschriften werden im Protokoll gespeichert und im PDF-Export angezeigt
Vorteile:
• Sofortige Verfügbarkeit – keine zusätzlichen Geräte nötig
• Zeitstempel-Dokumentation – automatische Erfassung von Datum und Uhrzeit
• Schutz vor Manipulation – unterschriebene Protokolle können nicht mehr geändert werden
• Professionelle Darstellung – Unterschriften werden sauber im PDF dargestellt
Ist eine digitale Unterschrift auf dem Tablet rechtlich gültig?
Ja, digitale Unterschriften auf Tablets sind grundsätzlich rechtlich gültig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Rechtliche Grundlagen:
Das deutsche Recht unterscheidet zwischen verschiedenen Formen elektronischer Unterschriften:
1. Einfache elektronische Signatur – Was die App verwendet (handschriftliche Eingabe auf Display)
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur – Mit Zertifikaten
3. Qualifizierte elektronische Signatur – Höchste Stufe mit speziellen Zertifikaten
Anerkennung einfacher elektronischer Signaturen:
✅ Im Mietrecht üblich – Digitale Unterschriften auf Tablets sind in der Immobilienbranche längst Standard
✅ Beweiswert vorhanden – Handschriftliche Unterschriften auf Display haben Beweiswert vor Gericht
✅ Zeitstempel-Dokumentation – Die App speichert automatisch Datum und Uhrzeit der Unterschrift
✅ Schutz vor Manipulation – Nach Unterschrift können Daten nicht mehr geändert werden
Was die App für Rechtssicherheit tut:
• Integritätsschutz – Änderungen an unterschriebenen Protokollen löschen automatisch alle Unterschriften
• Zeitstempel – Jede Unterschrift wird mit exaktem Datum und Uhrzeit dokumentiert
• Bestätigungsprozess – Vor der Unterschrift muss die Richtigkeit der Daten bestätigt werden
• PDF-Integration – Unterschriften werden als Vektorgrafik ins PDF eingebettet (keine Pixel-Verzerrung)
Aktuelle Rechtsprechung:
Gerichte akzeptieren digitale Unterschriften auf Tablets, wenn:
• Die Unterschrift eindeutig einer Person zugeordnet werden kann
• Zeitstempel vorhanden sind
• Das Dokument nicht nachträglich manipuliert wurde
• Alle Parteien dem digitalen Verfahren zugestimmt haben
Best Practices für maximale Rechtssicherheit:
1. Alle Parteien müssen zustimmen – Klären Sie vorher, dass digital unterschrieben wird
2. Bestätigung vor Unterschrift – Die App zeigt alle Daten vor der Unterschrift an
3. Sichere Speicherung – Protokolle sollten langfristig archiviert werden (PDF-Export empfohlen)
4. Optional: Papierkopie – Bei besonders sensiblen Fällen können Sie zusätzlich eine Papierkopie erstellen
Vergleich mit Papierunterschriften:
• Digitale Unterschriften können nicht gefälscht werden (keine Nachahmung möglich)
• Zeitstempel sind automatisch dokumentiert (bei Papier manuell)
• Kein Verlustrisiko – Digitale Speicherung ist dauerhaft
• Einfache Archivierung – Keine physischen Ordner nötig
Fazit: Digitale Unterschriften auf Tablets sind rechtlich gültig und werden von Gerichten anerkannt. Die App erhöht die Rechtssicherheit durch automatische Dokumentation und Integritätsschutz. In der Immobilienbranche sind digitale Unterschriften längst Standard.
Funktioniert die App auch offline (z.B. im Keller beim Zählerablesen)?
Ja, die App funktioniert vollständig offline! Dies ist einer der großen Vorteile gegenüber Cloud-basierten Lösungen.
Offline-Funktionalität:
✅ Komplette Datenerfassung – Alle Funktionen (Räume, Fotos, Zählerstände, Unterschriften) funktionieren ohne Internet
✅ Lokale Speicherung – Alle Daten werden direkt auf Ihrem Gerät gespeichert
✅ PDF-Generierung – Auch die PDF-Erstellung funktioniert offline
✅ Kamera-Funktion – Fotos können jederzeit aufgenommen werden, auch ohne Netzwerk
Praktische Anwendungsfälle:
• Keller ohne WLAN – Zählerstände können direkt am Zähler erfasst werden
• Wohnungsbegehung – Komplette Übergabe auch bei schlechtem Netz
• Dachgeschoss – Auch in Bereichen ohne Internetverbindung voll funktionsfähig
• Abgelegene Objekte – Funktioniert auch in ländlichen Gebieten ohne Netzabdeckung
Optional: iCloud-Synchronisation
• Die App bietet optional iCloud-Synchronisation für Backup und Zugriff von mehreren Geräten
• Diese kann aktiviert oder deaktiviert werden in den Einstellungen
• Funktioniert auch ohne iCloud – Alle Kernfunktionen bleiben auch ohne Cloud-Zugriff erhalten
Vorteile der Offline-Funktion:
❌ Cloud-Apps: Benötigen ständige Internetverbindung, funktionieren im Keller nicht
✅ Diese App: Funktioniert überall, auch ohne Netzwerk
❌ Cloud-Apps: Datenübertragung kann bei schlechtem Netz scheitern
✅ Diese App: Alle Daten bleiben lokal, keine Übertragungsrisiken
Datenübertragung erst bei Bedarf:
• Bei Bedarf können Protokolle per E-Mail versendet werden (dann benötigt E-Mail-Funktion Internet)
• PDF-Export funktioniert auch offline (speichert lokal auf Gerät)
• iCloud-Sync synchronisiert im Hintergrund, wenn Internet verfügbar ist
Fazit: Die App ist für den praktischen Einsatz konzipiert – auch in Kellerräumen, Dachgeschossen oder abgelegenen Objekten ohne Internetverbindung. Alle Kernfunktionen funktionieren offline, die Cloud-Synchronisation ist optional für Komfort.
Kann man mit der App das Protokoll auch ausdrucken?
Ja, Sie können das Übergabeprotokoll direkt aus der App drucken. Die App erstellt Ihr Protokoll als PDF, das Sie direkt an den Drucker senden können.
So funktioniert der Ausdruck:
1. Öffnen Sie das gewünschte Übergabeprotokoll in der App.
2. Tippen Sie auf "PDF teilen" in der PDF-Ansicht.
3. Wählen Sie im Teilen-Menü "Drucken".
4. Wählen Sie Ihren Drucker und starten Sie den Ausdruck.
Vorteile:
• Direktes Drucken ohne zusätzliche Apps.
• A4-Format, druckoptimiert.
• Alle Protokolldaten werden korrekt dargestellt.
Das generierte PDF können Sie auch:
• lokal speichern,
• per E-Mail versenden,
• in anderen Apps öffnen oder
• in der Cloud ablegen.
Die Druckfunktion ist auf iPhone, iPad und Mac verfügbar und nutzt die System-Druckerauswahl.
